С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек
Большинство работников и работодателей окончательно переходят на цифровой формат ведения трудового стажа.
Некоторые особенности:
Бумажные трудовые книжки не ведутся, если работник не подал письменное заявление до конца 2025 года о сохранении бумажной формы.
Все новые сотрудники автоматически оформляются в электронном формате.
Обязанность работодателя по ведению бумажных книжек аннулируется, за исключением случаев, когда это требуется для ранее подавших заявление работников.
Работнику больше не нужно носить с собой физическую книжку при трудоустройстве - достаточно ИНН или СНИЛС - всю информацию новый работодатель сможет получить в электронном виде.
Законодательные нормы
Основой перехода на электронные трудовые книжки стало внесение изменений в Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019). Также действует ряд подзаконных актов, в том числе приказ Минтруда №320н, приказ Минтруда и ПФР об обмене данными, приказы ФНС и ФСС о формах и сроках отчётности.
Порядок ведения
Переход на электронную трудовую книжку - решение самого работника. Выбора нет только у тех, кто начал работать после 2021 года - в этом случае ЭТК оформляется сразу.
Для перехода на электронные трудовые книжки работник подаёт заявление - в нём он указывает дату перехода и запрос на предоставление ему сведений о трудовой деятельности.
Если работник раньше уже подавал заявление о способе ведения трудовой книжки и выбрал бумажный вариант, он вправе в любой момент перейти на ЭТК. Если же он подал заявление на ведение электронной трудовой книжки, то отказаться от ЭТК и вернуться к бумажным документам он уже не сможет.
Отчетность
Работодатель при любом кадровом событии направляет в Социальный фонд России (СФР) специальный отчёт — форму ЕФС-1.
Срок сдачи — не позднее 25 числа месяца, который следует за отчётным. Например, если сотрудник сдал заявление о переходе на ЭТК 16 января 2026 года, подать в СФР форму ЕФС-1 на этого работника надо не позднее 25 февраля 2026 года.
Сведения сдают все работодатели и ИП на всех сотрудников, с которыми заключили трудовые договоры. Отчёт подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.
Ответственность
За ошибки в отчёте ЕФС-1 предусмотрена административная ответственность. Например, за ошибки или недостоверные данные — штраф для организации 500 рублей за каждого застрахованного лица, за несвоевременную сдачу формы — штраф за каждого работника.